Zwolnienie pracownika jest jedną z trudniejszych decyzji w każdej firmie. Kiedy jednak, zwyczajnie, nie ma innego wyjścia, warto przynajmniej zadbać o „właściwe” podanie przyczyn, z powodu których rozstajemy się ze swoim pracownikiem. Przyczyny rozstania szef powinien również wyjaśnić zespołowi.
Zwolnienia, podobnie jak zatrudnienie, to nieodłączny element pracy menedżerskiej i czasami są po prostu konieczne. Ale tak jak każda menedżerska decyzja i tu wskazana jest rozwaga, a kryteria należy ustalić w taki sposób, aby odzwierciedlały interesy firmy.
Handlowcy i przedstawiciele handlowi doskonale zdają sobie sprawę z tego, że ich praca polega na przynoszeniu pieniędzy do firmy. Sprzedają produkty bądź usługi i zazwyczaj mają przed sobą postawione różne cele – liczbowe, wartościowe, jakościowe. To właśnie z nich są rozliczani i to od ich realizacji zależy część ruchoma wynagrodzenia. Sytuacja dotyczy z resztą nie tylko handlowców, dziś wielu pracowników pracuje na targetach i nikogo nie dziwi, że są z nich skrupulatnie rozliczani.
Oprócz targetów – często indywidualnych, zależnych od potencjału rynku – handlowców obowiązują również standardy firmowe, takie same dla każdego handlowca. Są nimi standardy tak jakościowe, jak standard rozmowy handlowej, standard wyglądu półek w PSD, standard ubioru handlowca, czy ilościowe, jak minimalna dzienna / tygodniowa liczba kontaktów (telefonicznych lub osobistych) z klientami, minimalny generowany w miesiącu obrót, zysk czy marża, nieprzekraczalny budżet marketingowy itp.
Kiedy pracownik nie przestrzega standardów lub ma problem z realizacją celów, szefowie reagują różnie. Jedni bez szczególnych sentymentów rozwiązują umowę podając jako powód swojej decyzji brak realizacji celów, inni wspierają pracownika i dają mu czas na poprawę. Danie drugiej szansy to pokazanie „ludzkiej twarzy” szefa. Z mojego doświadczenia wynika, że handlowcy zwykle nie potrafią wykorzystać tej szansy – dlatego szef powinien bardzo starannie przygotować i przeprowadzić program wsparcia. W przeciwnym przypadku handlowcy zwykle skupią się na bardziej starannym ukrywaniu błędów bądź szukaniu wytłumaczenia miernych wyników. Zachowanie nie ulega zmianie.
Szef każdorazowo musi samodzielnie podjąć decyzję o zwolnieniu handlowca lub daniu mu drugiej szansy.
Artykuł 30 §4 kodeksu pracy określa przesłanki, które muszą być spełnione, aby wypowiedzenie umowy o pracę na czas nieokreślony było skuteczne. Takie wypowiedzenie musi więc mieć formę pisemną, a pracodawca musi każdorazowo podawać przyczyny uzasadniające swoją decyzję.
Wypowiedzenie umowy przedstawicielowi handlowemu albo farmaceutycznemu uzasadnione jest w kilku przypadkach:
- nie kontaktował się z klientami w celu sprzedaży,
- nie wyszukiwał nowych klientów,
- nie przygotowywał ofert w odpowiedzi na zapytania,
- nie stosował się do standardów obowiązujących handlowca,
- nie dbał należycie o wizerunek firmy,
- nie dbał o powierzone mienie firmy,
- nie pilnował budżetu marketingowego,
- naruszył kodeks pracy lub regulamin pracy.
Jeśli miał zapewnione odpowiednie warunki, a realizacji wyniku nie utrudniały obiektywne przeszkody, możemy się powołać w wypowiedzeniu na brak realizacji celów.
Zanim podejmiemy decyzję o rozstaniu z pracownikiem z powodu złych wyników sprzedaży powinniśmy zwrócić uwagę na kilka elementów. Umowa o pracę nie jest umową rezultatu, a umową starannego działania. To znaczy, że pracownik musi mieć możliwość osiągnięcia celu, do którego został zobowiązany. Jeśli więc np. obiektywne przeszkody wpłynęły na niski wynik sprzedaży, a pracownik należycie wykonywał swoje obowiązki, nie możemy go zwolnić. Opisywana sytuacja dotyczy umowy zawartej na czas nieokreślony, bo to w przypadku tej umowy w wypowiedzeniu powinniśmy podać powód rozstania z pracownikiem.
W przypadku umów terminowych nie mamy obowiązku podawania przyczyny rozwiązania stosunku pracy. Jeśli więc pracownik angażował się w pracę, wykonywał czynności, których celem było pozyskanie nowych klientów, a mimo tego nie osiągnął założonych rezultatów, nie możemy wypowiedzieć mu umowy z powodu braku realizacji celów.
Warto pamiętać jeszcze o dwóch kwestiach – relacja z osobą zwalnianą i relacje z zespołem.
Podczas rozstawania się z pracownikiem dużą uwagę należy zwrócić na kwestie formalno-prawne, najlepiej szukając wsparcia w dziale HR. Warto zadbać o to, aby pracownik czuł się uczciwie potraktowany przez pracodawcę. Nawet jeśli zwolnienie następuje z winy pracownika, pomóżmy mu przejść przez etap rozstania jak najmniej boleśnie.
Przyczyny rozstania z handlowcem szef powinien zakomunikować zespołowi sprzedażowemu, by zapobiec domysłom czy plotkom, które wprowadzają niepokój, frustrację i obniżają motywację przedstawicieli. Jeśli szef ma zwyczaj wygłaszać expose do zespołu (np. z okazji nowego roku budżetowego), warto w tym krótkim wystąpieniu zawrzeć zasady współpracy w zespole handlowym. Wówczas uzasadniając zwolnienie handlowca szef powinien wykazać złamanie przyjętych zasad.
